Mitbestimmungsprozess

Die Einführung generativer KI-Dienste betrifft alle Statusgruppen quer durch die gesamte Hochschule. Die Fakultäten, zentralen Einrichtungen, Verwaltung, Personalräte, Gruppenvertretungen und Gremien sind nicht nur Nutzende, sondern werden die Einführung in vielen Fällen aktiv begleiten. Entsprechend sollten alle Beteiligten auf einen lösungsorientierten und kooperativen Prozess eingestimmt sein.

Die Hochschulleitung sollte die Einführung generativer KI-Dienste offiziell beschließen. Dies erleichtert nicht nur die internen Prozesse, sondern stärkt auch die Position der ausführenden Personen in Verhandlungen mit den Anbietern von KI-Diensten. Als Musterformulierung kann verwendet werden:

Die Hochschule versteht generative KI proaktiv als Unterstützungswerkzeug für Forschung, Lehre und Verwaltung. Die Hochschule bereitet die Zurverfügungstellung von generativer KI für die Mitglieder und Angehörigen der Hochschule vor und setzt diese um. Die Hochschule erarbeitet und erlässt die dazu notwendigen Vorschriften für den rechtskonformen Betrieb.

Durch die Hochschulleitung und abgestimmt zwischen Rektorat bzw. Präsidium und Kanzler/in wird eine Kümmerin benannt, die den Prozess orchestriert und koordiniert. Die Person sollte in der Hochschule gut vernetzt sein und insbesondere Erfahrungen als Kontaktfläche zwischen Verwaltung und Wissenschaft mitbringen. Da die Kümmerin umfassend in den Einführungsprozess eingebunden ist, empfiehlt sich ein Tandem von Personen bzw. die Beistellung einer aktiven Vertretung, um die Aufgabenlast sinnvoll verteilen zu können.

Der eigentliche Umsetzungsprozess beginnt mit der Bildung einer Taskforce unter Beteiligung aller Akteursgruppen. Die Leitung übernimmt die Kümmerin. Zu den Mitgliedern sollten zählen:

• Leitung: Kümmerin
• Datenschutzbeauftragte
• Vertreter*in der Rechtsabteilung für allgemeine Rechtsfragen
• Vertreter*in für Prüfungsangelegenheiten bzw. Prüfungsrecht
• Vertreter*innen der Personalräte
• Vertreter*innen der Gruppenvertretungen der Beschäftigten (Professor/innen, wissenschaftliche Mitarbeitende, nicht-wissenschaftlich Beschäftigte)
• Studierendenvertretung, z. B. AStA
• Projektleitung für das implementierende technische Personal, z. B. aus dem Rechenzentrum
• Vertreter/innen aus zentralen Einrichtungen, z. B. Hochschuldidaktik, Hochschulbibliothek
• Budgetverantwortliche Personen sowie Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

Die Taskforce beginnt explizit mit dem Auftrag, den Rektoratsbeschluss umzusetzen – nicht mit der Frage, ob generative KI-Dienste bereitgestellt werden sollen. Es empfiehlt sich eine konstituierende Sitzung für die gesamte Gruppe, aus der dann aber unmittelbar kleinere Teams gebildet werden, die sich mit konkreten Aspekten der Einführung befassen. Eine zielführende Teamstruktur kann sein:

• Team Technik konzipiert und leistet die technische Umsetzung.
• Team Budget und Rechtsfragen identifiziert und klärt Rechtsfragen und klärt die Kostenübernahme durch die Hochschule. Ein umfassendes Dokumentenpaket zur Unterstützung dieses Teams steht bereit.
• Team Didaktik erarbeitet und implementiert didaktische Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung der Beschäftigten in der kompetenten Nutzung generativer KI-Systeme.
• Team Öffentlichkeitsarbeit bereitet den Roll-out medial vor. Wesentlich ist nicht nur die Kommunikation nach außen, sondern vor allem die Informierung der eigenen Hochschulöffentlichkeit.

Im Kick-off-Treffen wird neben der Teambildung ein Zeitplan vereinbart, der für die Arbeit in allen Teams verbindlich ist. Dieser enthält mindestens folgende Meilensteine:

1. Die technische Anbindung ist erfolgt und getestet, siehe hier.
2. DSGVO-Dokumente sind formuliert und redaktionell abgeschlossen [siehe DSGVO-Mustervorlagen].
3. Notwendige Leitlinien sind formuliert und, wenn nötig, Änderungen an bestehenden Vorschriften umgesetzt
4. Informationsmaßnahmen für Beschäftigte sind erstellt
5. Pressemitteilungen sind formuliert
6. Didaktische Begleitmaßnahmen sind erstellt und terminiert
7. Technischer Support ist eingerichtet
8. Der Zeitpunkt für die Informierung der Gremien steht fest
9. Die Datenschutzbewertung durch die Datenschutzbeauftragte liegt vor
10. Der Zeitpunkt für die Vorlage in den Personalräten steht fest
11. Der Zeitpunkt für den Roll-out steht fest

Die Teams einigen sich intern auf „Produkte“, die am Ende der Teamarbeit vorliegen sollen. Das können Dokumente sein, aber auch Webseiten, Blogbeiträge, Schulungsmaßnahmen oder Marketing-Artefakte.

Wesentlich ist, dass auch begleitende Dokumente erstellt bzw. angepasst werden müssen: zum Beispiel Leitlinien der Hochschule zum Umgang mit KI-Diensten, aber auch Änderungen an Prüfungsordnungen, um der Tragweite des Einsatzes von KI-Diensten in Studium und Prüfung gerecht zu werden.

Wenn die Meilensteine 1 bis 5 in einem berichtsfertigen Zustand sind – noch nicht notwendigerweise komplett abgeschlossen –, sollten die Gremien umfassend über das Vorhaben informiert werden. Dazu können gehören: Ausschüsse wie ein IT-Ausschuss, Beiräte wie ein CIO-Beirat, der Senat, das gemeinsame Gremium der Fakultäten bzw. Dekanate sowie der AStA.

Wenn die Vorbereitung der Mitbestimmung (vgl. Schritt 8) sowie die maßgeblichen Verfahrens- und Budgetklärungen abgeschlossen sind, kann der Prozess zur abschließenden Zustimmung erneut der Hochschulleitung vorgelegt werden.

Das im Rahmen der Meilensteine 1, 2, 3 und 5 erstellte Dokumenten- und Maßnahmenpaket wird den Personalräten zur Zustimmung vorgelegt. Von besonderer Relevanz sind hier die DSGVO-bezogenen Dokumente:

• Datenschutzerklärung [siehe DSGVO-Mustervorlagen]
• Nutzungsbedingungen [siehe DSGVO-Mustervorlagen]
• Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) [siehe Datenschutzfolgenabschätzung]
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) [siehe DSGVO-Mustervorlagen]
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Positive Datenschutzbewertung der Datenschutzbeauftragten

Nun kann der Roll-out umgesetzt werden, flankiert durch didaktische Maßnahmen und eine Informationskampagne für alle Mitglieder und Angehörigen der Hochschule. Zudem muss der Support geklärt sein, um die unweigerlich aufkommenden technischen und inhaltlichen Fragen der Nutzenden zu beantworten.