Im Rahmen der Mitbestimmung für KI-Dienste sind insbesondere Fragen des Datenschutzes zu bewerten und zu klären. Formal notwendig sind fünf Dokumente: Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen, Datenschutzfolgenabschätzung, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten sowie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs).
Drei davon stellen wir auf dieser Seite als Mustervorlage bereit. Die Datenschutzfolgenabschätzung hat wegen ihres Umfangs eine eigene Seite. Lediglich die TOMs sind so spezifisch für die IT-Infrastruktur der jeweiligen Hochschule, dass sie sich für eine sinnvolle Vorlage nicht eignen. Die Dokumente sind Mustervorlagen für die eigene Bereitstellung generativer KI-Dienste. Wenn Ihre Hochschule KI:Connect nutzen möchte, sind dafür die Vertragsdokumente maßgeblich.
Die Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des KI-Dienstes — maschinell erhobene ebenso wie von Nutzenden eingebrachte Daten.
Nutzungsbedingungen für Mitarbeitende grenzen erlaubte Nutzungszwecke von unzulässiger Nutzung ab. Bewusst kurz und präzise gehalten.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) fasst Arten der verarbeiteten Daten, Rechtsgrundlage, Verantwortlichkeiten und Löschfristen tabellarisch zusammen.
Bei der Datenschutzbewertung sind zwei Perspektiven zu unterscheiden. Entweder kann davon ausgegangen werden, dass die zugriffsberechtigten Personen die Nutzungsbedingungen einhalten und nicht gegen weitere Dienstvorschriften der Hochschule verstoßen. Es kann aber auch der Fall betrachtet werden, dass Nutzende dagegen verstoßen, etwa indem sie personenbezogene Daten oder andere unzulässige Inhalte verarbeiten. Beide Perspektiven werden in den vorliegenden Dokumenten berücksichtigt; insbesondere die Datenschutzfolgenabschätzung nimmt beide Varianten explizit in den Blick.
An der Datenschutzerklärung kommen die Nutzenden nicht vorbei, da sie ihr bei der Anmeldung zum Dienst zustimmen müssen.
Die Datenschutzerklärung geht davon aus, dass die Nutzung des KI-Dienstes der Erfüllung von Dienstaufgaben dient und somit durch Vorgesetzte angeordnet werden kann. Überraschenderweise erleichtert diese Setzung den Mitbestimmungsprozess: Bei dienstlich notwendigen Softwarediensten müssen den Mitarbeitenden Gelegenheiten zur Fort- und Weiterbildung eingeräumt werden.
Auch die Nutzungsbedingungen sind zur Kenntnis zu nehmen und zu bestätigen, bevor der KI-Dienst genutzt werden kann. Auch wenn es mühsam ist, empfehlen wir dringend ihr Studium, da hier die erlaubten Nutzungszwecke von der unzulässigen Nutzung abgegrenzt werden.
Beim vorliegenden VVT wird davon ausgegangen, dass nur anonyme Daten und keinerlei personenbezogene Daten – in pseudonymisierter oder nicht-pseudonymisierter Form – automatisch an den Anbieter des KI-Dienstes übermittelt werden.
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